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von Dr. Katharina Wild

Bei einer Durchsuchung im Unternehmen gilt: Die Durchsuchung nicht behindern – aber weder freiwillig zustimmen noch ungeprüft Aussagen, Unterlagen oder Daten herausgeben. Eine ruhige, kontrollierte Organisation ist entscheidend. Die ersten Minuten sollten nicht zur Diskussion über den Tatvorwurf genutzt werden, sondern dazu, den Ablauf rechtlich und tatsächlich abzusichern.

1. Sofortmaßnahmen in den ersten zehn Minuten

Ruhe bewahren und keinen Widerstand leisten

Die Ermittler dürfen nicht körperlich oder organisatorisch behindert werden. Insbesondere dürfen Unterlagen oder Daten weder gelöscht noch versteckt, vernichtet oder verändert werden.

Einsatzleiter feststellen

Name, Dienststelle, Telefonnummer, Aktenzeichen und zuständige Staatsanwaltschaft beziehungsweise Bußgeldbehörde notieren.

Durchsuchungsbeschluss verlangen und kopieren

Zu prüfen sind insbesondere:

• Welche Gesellschaft ist genannt?
• Welche Geschäftsräume sind erfasst?
• Gegen wen richtet sich das Verfahren?
• Welcher Tatvorwurf wird erhoben?
• Nach welchen Unterlagen, Daten oder Gegenständen darf gesucht werden?
• Wann wurde der Beschluss erlassen? Ein Durchsuchungsbeschluss verliert grundsätzlich spätestens nach sechs Monaten seine rechtfertigende Wirkung. Außerdem muss die betroffene Gesellschaft hinreichend genau bezeichnet sein. Bundesverfassungsgericht zur Sechsmonatsfrist, Bundesverfassungsgericht zur Bezeichnung der Gesellschaft

Verteidiger verständigen

Möglichst einen im Wirtschafts-, Steuer- oder Arbeitsstrafrecht erfahrenen Verteidiger anrufen. Die Ermittler können gebeten werden, bis zu dessen Eintreffen nicht mit der eigentlichen Suche zu beginnen. Einen Anspruch darauf, dass die Durchsuchung ausgesetzt wird, gibt es jedoch grundsätzlich nicht.

Zentrale Ansprechpartner bestimmen

Ein Mitglied der Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung oder ein vorbereiteter Krisenbeauftragter übernimmt die Kommunikation. Andere Beschäftigte geben keine Auskünfte zum Sachverhalt.

Ermittler begleiten

Jede Ermittlergruppe sollte möglichst von einem Unternehmensvertreter begleitet werden. Dieser dokumentiert Räume, Suchmaßnahmen, Fragen, Datenzugriffe und mitgenommene Gegenstände.

IT und Datenschutz informieren

Systeme und Daten müssen erhalten bleiben. Automatische Löschroutinen sollten nach anwaltlicher Abstimmung gestoppt werden. IT-Mitarbeiter dürfen keine Daten entfernen oder Zugriffe verschleiern.

2. Was muss das Unternehmen dulden?

Eine Durchsuchung beim Beschuldigten ist nach § 102 StPO zulässig, wenn zu erwarten ist, dass Beweismittel oder die gesuchte Person gefunden werden. Bei einem nicht beschuldigten Unternehmen gelten die strengeren Voraussetzungen des § 103 StPO. Grundsätzlich entscheidet ein Richter; bei Gefahr im Verzug können Staatsanwaltschaft und ihre Ermittlungspersonen die Durchsuchung anordnen. § 102 StPO, § 103 StPO, § 105 StPO Zu dulden sind insbesondere:

• das Betreten der vom Beschluss erfassten Räume,
• das Öffnen und Durchsuchen von Schränken, Behältnissen und Arbeitsplätzen,
• die Suche nach den im Beschluss bezeichneten Beweismitteln,
• die Durchsicht von Papieren und elektronischen Speichermedien,
• die Sicherstellung beziehungsweise Beschlagnahme beweiserheblicher Gegenstände,
• angemessene organisatorische Anweisungen der Einsatzkräfte.
• Elektronische Speichermedien dürfen durchsucht werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Durchsicht auch auf von dort erreichbare externe Datenbestände erstrecken. § 110 StPO

Eine allgemeine Pflicht, die Ermittler aktiv bei der Suche zu unterstützen, Sachverhalte zu erklären oder belastende Beweise zusammenzustellen, besteht dagegen nicht. Allerdings kann eine konkrete Herausgabeanordnung nach § 95 StPO eine Vorlage- und Herausgabepflicht begründen. Ob und in welchem Umfang Zugangsdaten, Passwörter oder technische Unterstützung verlangt werden dürfen, muss deshalb anhand der Verfahrensstellung und der konkreten Anordnung geprüft werden. § 95 StPO

3. Welche Rechte bestehen während der Durchsuchung?

Anwesenheitsrecht

Der Inhaber der Räume darf der Durchsuchung beiwohnen. Ist er abwesend, soll möglichst ein Vertreter hinzugezogen werden. § 106 StPO Das bedeutet praktisch: Die Geschäftsleitung darf die Maßnahme beobachten und dokumentieren, aber nicht stören.

Recht auf anwaltliche Beratung

Beschuldigte dürfen jederzeit einen Verteidiger konsultieren. Ein Beschuldigter muss sich nicht zur Sache äußern. § 136 StPO

Recht auf Begrenzung der Maßnahme

Die Ermittler dürfen grundsätzlich nur die im Beschluss genannten Räume und das bezeichnete Unternehmen durchsuchen. Nutzen mehrere Gesellschaften dieselbe Adresse, sollten deren Räume, Schränke und Datenbestände klar zugeordnet werden. Wird der Umfang überschritten, sollte erklärt werden: „Der Durchsuchung außerhalb des im Beschluss bezeichneten Umfangs wird widersprochen. Bitte nehmen Sie den Widerspruch in das Protokoll auf.“

Zufallsfunde, die auf eine andere Straftat hindeuten, können allerdings nach § 108 StPO vorläufig sichergestellt werden. § 108 StPO

Schutz vertraulicher Kommunikation

Unterlagen aus der Kommunikation mit Verteidigern und anderen Berufsgeheimnisträgern können einem Beschlagnahmeverbot unterliegen. Der Schutz ist jedoch von Inhalt, Gewahrsam, Mandatsverhältnis und Beschuldigtenstellung abhängig. Nicht jede E-Mail mit einem Rechtsanwalt und insbesondere nicht jede interne juristische Kommunikation ist automatisch geschützt. § 97 StPO

Solche Unterlagen sollten sofort bezeichnet und getrennt behandelt werden. Es sollte beantragt werden, sie ungeprüft zu versiegeln oder gesondert zu verwahren, bis über die Beschlagnahmefähigkeit entschieden ist. Ein allgemeiner, voraussetzungsloser Anspruch auf „Versiegelung“ besteht nach der StPO allerdings nicht.

Recht auf Dokumentation

Nach Abschluss kann der Betroffene verlangen:

• eine schriftliche Mitteilung über den Grund der Durchsuchung,
• ein Verzeichnis der sichergestellten oder beschlagnahmten Gegenstände,
• gegebenenfalls eine Bescheinigung, dass nichts gefunden wurde. Das ergibt sich aus § 107 StPO.

4. Was gilt bei Mitarbeiterbefragungen?

Entscheidend ist, in welcher Rolle ein Mitarbeiter befragt wird.

Beschuldigte

Beschuldigte müssen nur korrekte Angaben zu ihrer Person machen. Zur Sache dürfen sie vollständig schweigen und vor jeder Aussage einen Verteidiger konsultieren.

Zeugen

Mitarbeiter, die als Zeugen gelten, sollten zunächst klären lassen:

• Wer möchte sie vernehmen?
• Erfolgt die Befragung nur informell?
• Liegt eine förmliche Ladung vor?
• Besteht die Gefahr eigener Belastung?

Bei einer bloßen spontanen Befragung während der Durchsuchung besteht regelmäßig keine Pflicht, sofort zur Sache auszusagen. Einer polizeilichen Ladung müssen Zeugen nur folgen, wenn ihr ein Auftrag der Staatsanwaltschaft zugrunde liegt. Bei staatsanwaltschaftlicher oder gerichtlicher Ladung bestehen grundsätzlich Erscheinens- und Aussagepflichten. § 163 Abs. 3 StPO, § 161a StPO

Ein Zeuge darf einzelne Antworten verweigern, wenn er sich oder einen Angehörigen dadurch der Gefahr einer Straf- oder Bußgeldverfolgung aussetzen würde. § 55 StPO Er kann außerdem einen anwaltlichen Zeugenbeistand hinzuziehen. § 68b StPO

Das Unternehmen darf Mitarbeiter nicht zu falschen Aussagen, abgestimmten Darstellungen oder zur Missachtung einer förmlichen Aussagepflicht anweisen.

5. Umgang mit Unterlagen und Daten

Das Unternehmen sollte nicht pauschal erklären, alle Gegenstände „freiwillig herauszugeben“. Werden Gegenstände nicht freiwillig herausgegeben, bedarf es grundsätzlich einer Beschlagnahme. Gegen eine nicht richterlich angeordnete Beschlagnahme sollte ausdrücklich Widerspruch erhoben werden. Dann ist eine gerichtliche Überprüfung vorgesehen; der Betroffene kann diese auch selbst beantragen. § 94 StPO, § 98 StPO

Bei digitalen Daten sollte das Unternehmen:

• Suchbegriffe, Benutzerkonten und Zeiträume dokumentieren,
• auf private oder fremde Datenbestände hinweisen,
• geschützte Anwaltskommunikation kennzeichnen,
• eine gezielte Datensicherung statt der Mitnahme ganzer Server anregen,
• Kopien geschäftskritischer Daten verlangen,
• Datenträger und Datenkopien möglichst genau im Verzeichnis bezeichnen lassen.

Ein Anspruch darauf, dass ausschließlich die technisch oder betrieblich günstigste Methode gewählt wird, besteht nicht. Die Maßnahme muss aber verhältnismäßig bleiben. Das Bundesverfassungsgericht verlangt gerade bei umfangreichen elektronischen Datenbeständen eine Begrenzung und sorgfältige Sichtung. Bundesverfassungsgericht zur Beschlagnahme elektronischer Daten

6. Was unbedingt unterbleiben muss

Während und nach Beginn der Durchsuchung dürfen insbesondere keine:

• Unterlagen beseitigt oder vernichtet,
• Nachrichten, Chats oder E-Mails gelöscht,
• Datenträger versteckt,
• Systeme manipuliert,
• Mitarbeiter zu abgestimmten Aussagen gedrängt,
• Ermittler getäuscht,
• Fernlöschungen oder nachträgliche Aktenbereinigungen vorgenommen werden.

Auch gut gemeinte spontane Erklärungen sind gefährlich. Der Versuch, „das Missverständnis schnell aufzuklären“, liefert häufig erst die Verbindung zwischen Personen, Dokumenten und Geschäftsvorgängen, die den Ermittlern zuvor fehlte.

7. Maßnahmen unmittelbar nach der Durchsuchung

Nach Abzug der Ermittler sollte das Unternehmen:

• Beschluss, Protokolle und Beschlagnahmeverzeichnis sichern.
• Den gesamten Ablauf mit Uhrzeiten, beteiligten Personen und Suchmaßnahmen dokumentieren.
• Festhalten, welche Räume, Systeme und Datensätze betroffen waren.
• Geschäftskritische Ausfälle und fehlende Unterlagen erfassen.
• Beweiserhaltungsmaßnahmen einleiten, ohne Daten zu verändern.
• Keine unkoordinierten internen Mitarbeiterbefragungen durchführen.
• Verteidigungs- und Kommunikationsstrategie festlegen.
• Prüfen, ob Banken, Versicherer, Aufsichtsbehörden oder Vertragspartner informiert werden müssen.
• Beschluss, Durchführung und Beschlagnahmen unverzüglich auf Rechtsmittel prüfen lassen.

Gegen richterliche Durchsuchungs- und Beschlagnahmeentscheidungen kann grundsätzlich Beschwerde eingelegt werden; bei nicht richterlichen Beschlagnahmen kommt insbesondere der Antrag auf gerichtliche Entscheidung nach § 98 Abs. 2 StPO in Betracht. § 304 StPO

Kompakte Notfallregel für Unternehmen

Keine Aussagen. Keine freiwillige Zustimmung. Keine Datenveränderung. Verteidiger anrufen. Beschluss kopieren. Ermittler begleiten. Jeden Zugriff und jede Mitnahme dokumentieren. Wichtig ist außerdem die Abgrenzung: Eine strafprozessuale Durchsuchung ist nicht dasselbe wie eine Betriebsprüfung, eine Außenprüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder eine sonstige behördliche Kontrolle. Bei diesen Maßnahmen können weitergehende Mitwirkungs- und Vorlagepflichten bestehen. Entscheidend ist deshalb, welche Behörde auf welcher Rechtsgrundlage tätig wird.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns: kanzlei@wild.legal.

Download: Hinweisblatt Untersuchung Unternehmen